English
Duyuru • Kurumsal Arşiv
Fakültemizde Arşiv Düzenleme Çalışmaları Başladı
Bilgi ve belgelerin düzenli, erişilebilir ve güvenli biçimde saklanması için kapsamlı arşiv çalışması başlattık. Süreç, yürürlükteki arşiv mevzuatına ve Saklama Süreli Standart Dosya Planı’na (SSDP) uygun yürütülmektedir.
Fakültemiz idari ve destek personeline süreçteki emekleri için teşekkür ederiz.
Mevzuata Uygunluk Çalışmalar; 3473 sayılı Kanun (Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında), Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDP) hükümlerine göre yürütülmektedir.
Çalışmanın Kapsamı
- Tasnif ve SSDP: Belgeler kodlanarak konu ve tarihe göre sınıflandırılır.
- Saklama Planları: Belge türlerine göre saklama süreleri belirlenir; ayıklama–imha süreçleri planlanır.
- Dijital Arşiv: Elektronik belgelerde güvenli saklama, erişim, versiyonlama ve yedekleme politikaları uygulanır.
- Fiziksel Arşiv: Mekân düzeni, nem/ısı kontrolü ve raflama iyileştirmeleri yapılır.
- Erişim & Gizlilik: Kişisel veriler ve gizli belgeler için yetkilendirme ve kayıt (log) tutulur.
Uygulama Adımları
- Envanter çıkarma: Birim bazında mevcut fiziksel/dijital belge envanteri oluşturulur.
- Dosya kodlama: Belgeler SSDP’ye göre kodlanır ve dizinlenir.
- Saklama planı eşlemesi: Her belge sınıfına saklama süresi atanır.
- Ayıklama–İmha Komisyonu: 3473 ve Yönetmeliğe uygun, tutanaklı işlem yürütülür.
- Dijital transfer & yedek: Elektronik arşive aktarım ve periyodik yedekleme kurulur.
- Kalite kontrol & eğitim: Birim sorumlularına kısa eğitim verilir.
Sıkça Sorulanlar
Saklama süresi dolan tüm belgeler imha edilir mi?
Hayır. Arşiv değeri taşıyan belgeler ayrılır; yalnızca arşiv niteliği olmayanlar komisyon kararıyla imha edilir.
Dijital belgeler için çıktı alınacak mı?
Esas olan asıl üretim ortamıdır. Gerekirse ıslak imzalı/onaylı nüsha süreçleri ayrıca yürütülür.
Arşive erişim nasıl sağlanacak?
Yetkilendirilmiş personel üzerinden talep–onay akışıyla; erişim kayıt altına alınır.